YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ
GÖREV VE ÇALIŞMA ESASLARI YÖNETMELİĞİ
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Hukuki Dayanak, Kuruluş
Amaç
MADDE 1: Bu yönetmelik Bursa Mudanya Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğü’nün yetki görev ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını belirlemektir.
Kapsam
MADDE 2: Bu yönetmelik Yazı İşleri Müdürlüğü görevleri ile Müdürlükte çalışan Müdür, Şef, Bilgisayar İşletmeni, Memurların görev, yetki ve sorumluklarını kapsar.
Dayanak
MADDE 3: Bu Yönetmelik 5393 Sayılı Belediye Kanununun 15/b maddesi hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 4: Bu yönetmelikte geçen,
Belediye : Bursa Mudanya Belediyesini,
Başkanlık : Bursa Mudanya Belediye Başkanlığını,
Müdürlük : Yazı İşleri Müdürlüğünü,
Personel : Yazı İşleri Müdürlüğü’nde görevli tüm personelleri,
Meclis : Bursa Mudanya Belediye Meclisini,
Encümen : Bursa Mudanya Belediye Encümenini,
Komisyon : Bursa Mudanya Belediye Meclisi İhtisas Komisyonlarını ifade eder.
Teşkilat
MADDE 5: Yazı İşleri Müdürlüğü,
1. Meclis Şefliği,
2. Encümen Şefliği,
3. Genel Evrak (Hizmet Masası) Şefliği,
4. Yazı İşleri ve Belediye Başkanlık Yazışmaları
5. Sivil Savunma Memurluğu
İKİNCİ BÖLÜM
Müdürlüğün Görev Yetki ve Sorumlulukları
Müdürlüğün Görev Ve Sorumlulukları
MADDE 6:
1. Müdürlük hizmetlerinin zamanında, verimli ve düzenli bir şekilde yürütülmesini sağlamak.
2. Görev bölümü yapmak, izin, hastalık vb. durumlarda yerine bir başkasının görevlendirilmesi ve hizmetlerin aksamaması için gerekli önlemleri almak.
3. Başkanlıktan gerek meclise, gerekse encümene gönderilen evrakların kanun, tüzük, yönetmelik, emir ve kararlar doğrultusunda işlem görmesini sağlamak.
4. Meclis toplantı gündeminin belediye başkanı tarafından belirlenmesini ve meclis üyelerine zamanında dağıtımının yapılmasını sağlamak.
5. Başkanlıktan encümene gönderilen evrakın zamanında ve eksiksiz olarak ilgili birime gönderilmesini sağlamak.
6. Meclise veya encümene gönderilecek dosyaları incelemek, usul ve esas yönünden görülen noksanlıkların ilgili müdürlükçe giderilmesini sağlamak.
7. Çalışma verimini arttırmak amacıyla, kanunları, idari ve genel yargı kararlarını ve bunlarla ilgili yayınları satın almak ve abone olmak.
8. Müdürlük servislerinin planlı ve programlı bir şekilde çalışmalarını düzenleyerek, personel arasında uyumlu bir işbirliği ortamı kurulmasını sağlamak ve çalışmalarını izlemek, denetlemek.
9. Müdürlük personelinin gizli sicillerini düzenlemek; her türlü özlük ve sosyal haklarını ve devamı/devamsızlığını izlemek, müdürlüğün çalışma konuları ile ilgili kuruluş ve birimlerle işbirliği kurmak.
10. Müdürlüğün görev alanlarına giren konularda kesin kararlar vermek, çeşitli konulara ilişkin farklı yollar ve çözümler arasında son ve kesin çözüm yapmak.
11. Müdür, görev ve çalışmaları yönünden Belediye Başkanlığına karşı sorumludur. Başkanlık Makamınca; mevzuat hükümlerine uygun verilen diğer görevleri de yapar.
Müdürlüğün Kadroları
MADDE 7: Müdürlük personeli Norm Kadroya uygun olarak Müdür, Şef, Bilgisayar İşletmeni, Memur ve diğer personelden oluşur.
Görev Ve Sorumluluklar
MADDE 8:
1. Belediye Meclisi ile ilgili görevleri,
2. Belediye encümeni ile ilgili görevleri,
3. Genel evrak kayıt ile ilgili görevleri,
4. Yazı İşleri ve Belediye Başkanlığı Yazışmaları,
a. Meclis ve Encümen Kararları Birimlerini Kapsayan Görev ve Sorumluluklar:
1. Meclis ve Encümene ilişkin yazıları hazırlar, meclis ve Encümen evrakını karar defterine kaydeder ve sonuçlarını sütunlarına işler.
2. Meclis ve Encümene ilişkin gündemde bulunan dosyaları düzenler, gündemi hazırlar. Bu dosyaları gündem sırasına göre numaralar ve karton içerisine sırayla yerleştirir, müdüre sunar.
3. Meclisten İhtisas Komisyonlarına gönderilen dosya ve yazıları ilgilisine teslim eder.
4. Meclis ve Encümene ait yazı ve kararları düzenler, yazar, imza işlerini tamamlattırır. İzlenmesinden sorumludur.
5. Meclis ve Encümen Üyelerinin, huzur haklarının puantajını hazırlar ve zamanında ödenmesi için ilgili birime gönderir.
6. Meclis ve Encümen Karar Defterini düzenli bir şekilde tutar. Defterdeki imzaların tam olmasına özen gösterir.
7. Meclis ve Encümen kararlarının imzası tamamlandıktan sonra ilgili Müdürlüklere gecikmeden gönderilmesini sağlar.
8. Meclis veya Encümene ait karar ve tutanak asıllarını dosyalarına yerleştirerek saklanmasına, kaybolmamasına özen gösterir.
9. Encümence incelenmek üzere yetkili heyete verilen dosyayı heyete imza karşılığında teslim eder, dosyanın izlenmesinden sorumludur.
Yazı İşleri Müdürlüğünde çalışan tüm personel, görev ve çalışmaların yürütülmesinden ve her türlü evrakın kaybından Müdürlüğe karşı sorumludur.
b. Belediye Meclisi ile ilgili görevleri:
o Belediyemiz birimlerinden yasa, tüzük ve yönetmeliklere uygun olarak Belediye meclisinde görüşülüp karara bağlanmak, üzere Belediye Başkanlığından havaleli evrakları almak, deftere kaydetmek, meclis gündemini hazırlamak Başkanlığa sunmak, gündemin ilanını sağlamak.
o Meclis toplantı gündeminin, bir önceki birleşime ait meclis kararlarının birer adet fotokopileri ile birlikte 5393 sayılı Belediye Kanununun 21. maddesine göre meclis üyelerine toplantı davetiyelerinin tebliğ edilmesini sağlamak.
o Belediye Meclisi ve İhtisas Komisyonlarının çalışmalarına yardımcı olmak,
o Belediye Meclisi Çalışma Yönetmeliğinin 16. maddesine göre meclis toplantı tutanaklarını hazırlamak, başkanlık divanına imzalatmak ve bu tutanakları arşivinde saklamak.
o Meclis üyelerinin, meclis toplantılarına devamlılıklarını belirlemek üzere yoklama cetvelini saklamak.
o Meclis toplantısı bittikten sonra alınan kararları, meclis başkanı ve meclis katiplerine imzalatmak ve 5393 sayılı Belediye Kanununun 23. maddesine göre belediye başkanı tarafından yeniden görüşülmek üzere meclise iade edilmeyen kararlardan bütçe ve imar ile ilgili olanlarının Büyükşehir Belediye Başkanlığına onaya gönderilmesini sağlamak, onaydan sonra gelen meclis kararlarının birer suretini kendi bünyesinde arşivlemek, diğer suretini de gereği için dosyası ile birlikte ilgili müdürlüğe göndermek.
o Alınan meclis kararlarını meclis karar defterine yazmak,
o Kesinleşen kararların birer suretlerinin Kaymakamlığa gönderilmesini sağlamak,
o Kesinleşen kararların karar özetlerinin hazırlanmasını ve ilan edilmesini sağlamak.
o Belediye meclis üyelerinin, gerek meclis toplantısına, gerekse İhtisas Komisyonu toplantılarına katıldıkları her gün için ödenecek olan huzur hakkı puantajını hazırlamak ve gereği için Mali Hizmetler Müdürlüğüne göndermek.
c. Belediye Encümeni ile ilgili görevleri:
o Belediyemiz müdürlüklerinin ilgili Başkan Yardımcısının uygun görüşü ile Belediye Başkanından havaleli evrakları almak, deftere kaydetmek, toplantı gündemini hazırlamak ve gündem maddesi olarak encümene sunulan evrakların görüşülmesini sağlamak.
o 5393 sayılı Belediye Kanununun 35. maddesine göre, haftada 2 gün toplanan belediye encümeninin almış olduğu kararların yazılmasını, arşivlenmesini ve gereği için ilgili müdürlüklere gönderilmesini sağlamak.
o Encümence alınan kararları encümen karar defterine yazmak, metin haline getirilen kararları encümen başkanı ve üyelere imzalatmak.
o Belediye Zabıta Talimatnamesine aykırı hareket edenler hakkında tutulan zabıt varakalarını ceza defterine kaydedip ceza kararlarını süresi içinde yazıp ilgili müdürlüğüne göndermek.
o Encümen toplantısına katılan encümen başkanı ve üyelerine ödenecek olan huzur hakkı için puantaj düzenlemek, gereği için Mali Hizmetler Müdürlüğüne göndermek.
d. Genel evrak kayıt ile ilgili görevleri:
o Belediye başkanlığına gelen her çeşit yazı ilgili personel tarafından alınarak havale edileceği Müdürlüğe gönderilmesini.
o Konusu itibariyle birden çok birimi ilgilendiren yazıların suretlerinin çoğaltılarak ilgili Müdürlüklere gönderilmesini sağlar.
o Konusu itibariyle önemli ve ivedi yazıların ilgili müdürlüğe gönderilmesini sağlar.
o Gizlilik dereceli yazıların sadece müdür tarafından açıldıktan sonra ilgili müdürlüğe havalesinin yapılmasını sağlar.
o Giden evrakları zimmet defterine kayıt ettirerek ulaşacağı kurum ve kuruluşlara titizlikle teslim edilmesini sağlar.
o Posta ile gönderilecek olan evrakların işlemlerini yaparak, kısa sürede Mali Hizmetler Müdürlüğü vasıtasıyla PTT’ye gönderilmesini sağlar.
o Belediyeye gelen ve giden tüm evrakların kayıt işlemlerinin noksansız yapılmasını takip eder.
o İlgili personel kaybolan evraklardan her zaman için sorumludur.
e. Belediye Başkanlığının Genel Sekreterlik Hizmetleri:
o Belediye Başkanlığı yazışmalarını yapmak.
o Başkanlık emirlerini genelge yapmak,
o Meclis ve Encümen Başkanlığınca yetki verilen korularda sonuca ulaşıncaya kadar konuyu takip etmek.
f. Sivil Savunma Hizmetleri:
Sivil Savunma Memurluğu Yazı İşleri Müdürlüğüne bağlı olarak çalışan bir birimdir.
Görevleri :
Sivil savunma savaş, deprem ve doğal afetlerde sivil halkın can ve mal güvenliğinin sağlanması için çalışan kuruluştur.
Sivil Savunma Memurunun Görevleri:
o Sivil savunma planlarını hazırlamak ve ilgili kurumlar tarafından onaylanmasını sağlamak.
o Planlanan sivil savunma faaliyetlerinin ilgililerle işbirliği içerisinde uygulanmasını ve takibini sağlamak.
o Sivil savunma görev hizmetleri ile ilgili konular hakkında Belediye personeli ve mahalli sivil savunma müdürlük, uzmanlık ve memurlukları ile irtibat ve işbirliğinde bulunmak.
o Mahalli Mülki İdare Amirlikleri ile bağlı veya denetimlerine tabi bulundukları üst makamlardan gönderilen sivil savunma ile ilgili emir, talimat ve direktiflerin yerine getirilmesini sağlamak.
o Sivil savunma tesis, teçhizat ve malzeme ihtiyaçlarını temin etmek, mevcut olanların bakımlarının yapılmasını ve muhafaza edilmesini sağlamak.
o İlgili kayıtların tutulmasını, saklanması sağlamak.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Yürütme, Yürürlük
Yönetmelikte Hüküm Bulunmayan Haller
MADDE 9: İş bu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.
Yürürlük
MADDE 10: Bu Yönetmelik, 5393 Sayılı Kanunun 18/m maddesi gereği Mudanya Belediye Meclisinde kabul edildikten sonra 3011 sayılı Kanunun 2 nci maddesi gereği mahallinde çıkan gazete veya diğer yayın yolları ile ilan edildiği tarihte yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 11: Bu Yönetmelik Mudanya Belediye Başkanlığınca yürütülür.